DATENSICHERHEIT UND DATENSCHUTZHINWEIS
Bitte lesen Sie zur Abgabe einer Meldung die unten stehenden Bedingungen durch und stimmen Sie ihnen zu. Wenn Sie diesen Bedingungen nicht zustimmen, können wir keine Informationen über dieses System annehmen. Melden Sie die Angelegenheit in diesem Fall bitte Ihrem Vorgesetzten, Manager oder einem Vertreter der Personal-, Rechts- oder Compliance-Abteilung, je nachdem, um welche Art von möglichem Verstoß es sich handelt.
1. Allgemein
Bei diesem Service handelt es sich um ein webbasiertes Daten-Annahmesystem, das Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern sowie denen seiner ggf. vorhandenen Tochtergesellschaften zur Verfügung stellt, um mutmaßliche Verstöße gegen Gesetze oder Vorschriften, den Verhaltenskodex oder Unternehmensrichtlinien zu melden.
In bestimmten Ländern kann dieser Service auch genutzt werden, um mutmaßliche Verstöße anderer Art zu melden. Dieser Service und die Datenbank, in der die personenbezogenen Daten und Informationen, die Sie melden können, gespeichert werden, werden von MeldungsSchirm GmbH betrieben.
Sie müssen diesen Hinweis vollständig lesen, um fortzufahren. Wenn Sie zustimmen, setzen Sie ein Häkchen in das untenstehende Feld ICH STIMME ZU. Sie können dann einen Bericht oder eine Frage über diesen Service einreichen. Wenn Sie Ihre Zustimmung nicht erteilen, können Sie keine Meldung oder Frage über diesen Service einreichen.
2. Nutzung dieses Dienstes
Die Nutzung dieses Service ist völlig freiwillig. Wir empfehlen Ihnen, mögliche Verstöße - je nach Art des möglichen Verstoßes - direkt mit der Geschäftsleitung oder Ihrem Vorgesetzten oder mit einem Vertreter der Personal-, Rechts- oder Compliance-Abteilung des Unternehmens zu besprechen. Wenn Sie dies nicht möchten, können Sie diesen Service nutzen, um Meldung zu erstatten.
Zweck dieses Service ist die Bereitstellung eines vertraulichen Online-Meldesystems, das es Ihnen ermöglicht, mutmaßliche Rechtsverletzungen oder Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien sowie andere mögliche Bedenken an Ihr Unternehmen zu melden. Wenn Ihre Bedenken eine Angelegenheit betreffen, die gemäß den lokalen Gesetzen Ihres Unternehmens nicht über diesen Dienst abgewickelt werden können, müssen Sie sich mit Ihrem Anliegen an Ihren Vorgesetzten oder die Geschäftsleitung oder einen Vertreter der Personal-, Rechts- oder Compliance-Abteilung vor Ort wenden.
Bitte beachten Sie, dass wir Meldungen über diesen Dienst nur dann entgegennehmen und verarbeiten können, wenn Sie bestätigen, dass Sie diesen Datenschutzhinweis gelesen und zur Kenntnis genommen haben und der Verarbeitung der Meldungen und Ihrer personenbezogenen Daten wie unten beschrieben ausdrücklich zustimmen, indem Sie das Feld ICH STIMME ZU anklicken. Wenn Sie nicht einverstanden sind, dürfen Sie über diesen Dienst keine Berichte einreichen und sollten Ihre Bedenken Ihrem Vorgesetzten oder der örtlichen Geschäftsleitung oder einem Vertreter der Personal-, Rechts- oder Corporate Compliance-Abteilung melden.
Sie sollten sich bewusst sein, dass die Informationen, die Sie über sich selbst, Ihre Kollegen oder irgendeinen Aspekt der Unternehmensabläufe zur Verfügung stellen, zu Entscheidungen führen können, die andere beeinträchtigen können. Stellen Sie daher bitte nur Informationen bereit, von denen Sie glauben, dass sie wahr sind. Sie sind keinen Repressalien seitens Ihres Unternehmens ausgesetzt, wenn Sie einen mutmaßlichen Verstoß in gutem Glauben melden, auch wenn sich dieser später als sachlich falsch herausstellt. Bitte beachten Sie jedoch, dass die wissentliche Angabe falscher oder irreführender Informationen nicht zulässig ist. Die von Ihnen übermittelten Informationen werden vertraulich behandelt, außer in Fällen, in denen dies aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder zur Durchführung einer Untersuchung nicht möglich ist. In diesen Fällen werden die Informationen sensibel behandelt. Wir legen Ihnen nahe, sich zu identifizieren, damit wir eventuellen Fragen nachgehen können.
3. Welche personenbezogenen Daten und Informationen werden erfasst und verarbeitet?
Dieser Service erfasst die folgenden personenbezogenen Daten und Informationen, die Sie bei einer Meldung angeben: (i) Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten (es sei denn, Sie melden anonym); (ii) den Namen und andere personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen, sofern Sie solche Angaben machen (d. h.: Beschreibung der Funktionen und Kontaktdaten); und (iii) eine Beschreibung des mutmaßlichen Fehlverhaltens sowie eine Beschreibung der Umstände des Vorfalls inklusive eventuell hochgeladener Dateien. Beachten Sie, dass die Gesetze einiger Länder möglicherweise keine anonymen Meldungen zulassen. Ihre personenbezogenen Daten werden jedoch vertraulich behandelt und nur wie unten beschrieben offengelegt.
4. Wie werden die personenbezogenen Daten und Informationen nach Ihrer Meldung verarbeitet und wer hat Zugriff auf personenbezogene Daten und Informationen?
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Informationen werden in einer verschlüsselten Datenbank auf Servern gespeichert, die von MeldungsSchirm GmbH in Deutschland gehostet und betrieben werden. MeldungsSchirm GmbH ist mit Ihrem Unternehmen vertragliche Verpflichtungen eingegangen, um die von Ihnen bereitgestellten Informationen in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht zu sichern. MeldungsSchirm GmbH verpflichtet sich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen in Deutschland und hält sich an strenge Datenschutz- und Sicherheitspraktiken. Zum Zweck der Bearbeitung und Untersuchung Ihrer Meldung und vorbehaltlich der Bestimmungen und der örtlichen gesetzlichen Vorschriften können die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Informationen von den von Ihrem Unternehmen benannten Vertrauenspersonen oder unter bestimmten Umständen von technischen Mitarbeitern von MeldungsSchirm GmbH eingesehen, verarbeitet und verwendet werden.
Personenbezogene Daten und Informationen, die Sie zur Verfügung stellen, können auch an Ihr Unternehmen, die Polizei und/oder andere Vollzugs- oder Regulierungsbehörden weitergegeben werden, sofern sich ein Sachverhalt als plausibel und stichhaltig erweist.
Die Weitergabe Ihres Namens und Ihrer Kontaktdaten, sofern angegeben, findet nur statt, sofern Sie der Offenlegung Ihres Unternehmens gegenüber explizit zustimmen oder MeldungsSchirm GmbH von behördlicher Seite dazu verpflichtet wird.
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung Ihrer Meldung erforderlich ist, oder, falls zutreffend, so lange, wie es für die Einleitung von Sanktionen oder zur Erfüllung unserer rechtlichen oder finanziellen Anforderungen erforderlich ist.
5. Zugriff auf Informationen, die die Meldung betreffen
Ihr Unternehmen wird jede Person, über die etwas über diesen Service gemeldet wird, innerhalb der gesetzlichen Frist über die Nennung ihres Namens oder ihrer Kontaktdaten benachrichtigen, es sei denn, die Benachrichtigung muss hinausgezögert werden, um die Integrität der Untersuchung und den Schutz relevanter Informationen zu gewährleisten.
In einigen Fällen kann die von der Meldung betroffene Person auf die gemeldeten Informationen, einschließlich der Quelle, aus der die Meldung stammt (mit Ausnahme der Identität des Meldenden), zugreifen und die Berichtigung personenbezogener Daten, die unrichtig oder unvollständig sind, in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht verlangen.
6. Über das Hinweisgeberschutzgesetz hinausgehende Sachverhalte
In Deutschland können Meldungen nur in Bezug auf begrenzte Themen erstellt werden. In der Regel sind dies die oben genannten Themen.
Probleme oder Bedenken, die laut Gesetz nicht über diesen Service gemeldet werden dürfen, sollten Sie direkt mit Ihrem Manager oder Vorgesetzten oder mit einem Vertreter der Personal-, Rechts- oder Compliance-Abteilung besprechen, je nachdem, um welche Art von möglichem Verstoß es sich handelt. In einigen Ländern sind anonyme Meldungen nur unter äußerst restriktiven Umständen gesetzlich erlaubt.