Interne Meldestelle - Erfassen einer neuen Meldung

Meldestelle von Heilig-Geist-Stiftung, 87484 Nesselwang

Erläuterungen

Herzlich Willkommen!

Willkommen im Hinweisgebersystem von Heilig-Geist-Stiftung, 87484 Nesselwang.
In den folgenden Schritten können Sie eine Meldung gemäß Hinweisgeberschutzgesetz - auf Wunsch anonym - zu Ihrem Arbeitgeber erfassen.

Ihre Meldung wird in jedem Falle vertraulich behandelt und eine Weitergabe Ihres Namens und Ihrer Kontaktdaten an den Arbeitgeber erfolgt nur nach persönlicher Zustimmung.
Sie haben die Möglichkeit, eine Meldung komplett anonym zu erfassen. Erfahrungsgemäß treten bei der Bearbeitung einer Meldung weitere Fragen auf, die nur der/die Hinweisgebende selbst beantworten kann. Daher bitten wir Sie zwecks Rückfrag zur Klärung des Sachverhalts en Ihre Kontaktdaten, mindestens jedoch eine E-Mail-Adresse anzugeben.

Bitte beachten Sie: Meldungen über Verstöße fallen nur dann in den Anwendungsbereich des HinSchG, wenn sie sich auf den Beschäftigungsgeber oder eine andere Stelle, mit der die hinweisgebende Person beruflich im Kontakt steht, beziehen.
Die hinweisgebende Person ist gemäß § 38 HinSchG zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist. Darüber hinaus wird die wissentliche Offenlegung einer Falschmeldung mit einem Bußgeld sanktioniert.

Bitte beachten Sie außerdem die folgenden Punkte, damit ein Hinweis bestmöglich nachverfolgt und etwaige Missstände behoben werden können:

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist eine rechtliche Regelung, die den Schutz von Personen sicherstellt, die Verstöße, Missstände oder illegale Aktivitäten in Unternehmen oder Organisationen melden. Das Gesetz basiert darauf, eine sichere Umgebung für Hinweisgeber zu schaffen, um Fehlverhalten oder rechtswidrige Handlungen aufzudecken. Es soll Transparenz, Compliance und Integrität im Unternehmen fördern. Das Gesetz schützt Hinweisgeber vor Vergeltungsmaßnahmen wie Kündigungen oder Diskriminierung seitens des Arbeitgebers. Es gewährt auch Vertraulichkeit für gemeldete Informationen.

Ein Hinweisgeber ist eine Person, die Informationen über Verstöße oder Missstände in einer Organisation meldet. Dies können Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden oder andere Personen sein, die mit der Organisation in Verbindung stehen.

Interne Meldestellen sind Anlaufstellen in der Organisation von Unternehmen und staatlichen Stellen, an welche sich hinweisgebende Personen mündlich oder in Textform wenden können, um ihr Anliegen zu adressieren. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person muss ihr auch ein persönliches Treffen mit der für die Meldestelle verantwortlichen Person ermöglicht werden. Die Meldestellen sind nach dem HinSchG verpflichtet, unabhängig von dem Kommunikationsweg die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Personen zu wahren. Das Gesetz empfiehlt dazu, die Hinweisabgabe auch vollständig anonym zu ermöglichen.

Das gesetzliche Vertraulichkeitsgebot in § 8 HinSchG stellt zum Schutz hinweisgebender Personen sicher, dass ihre Identität ausschließlich der internen Meldestelle bekannt wird. Wird ein vollständig anonymer Meldekanal eröffnet, werden Angaben zur Identität erst gar nicht übermittelt. Wird auf das Angebot anonymer Hinweisabgabe verzichtet, erreichen alle Identitätsangaben die Meldestelle und müssen durch technische und organisatorische Maßnahmen gesetzeskonform geschützt werden. Bestehende Berichtswege müssen dazu analysiert und so angepasst werden, dass die Preisgabe der Identität hinweisgebender und betroffener Person über die interne Meldestelle hinaus wirksam ausgeschlossen wird. Dazu müssen die für die Meldestelle verantwortlichen Personen geschult werden. Rechte- und Rollenkonzepte zur Dateiverwaltung und bei E-Mail Postfächern sind anzupassen. Standardisierte und aus Risikomanagementgesichtspunkten sinnvolle Mehrfachzugriffe, Vertretungsregelungen und Zugriffe für Kontrolleinheiten dürfen für die Meldestelle nicht verwendet werden.

Gemäß §13 Abs. 1 HinSchG sind die Aufgaben der internen Meldestellen wie folgt definiert:

  • Betrieb der Meldekanäle (§16 HinSchG)
  • Durchführung des Meldeverfahrens (§17 HinSchG)
  • Ergreifen von Folgemaßnahmen (§18 HinSchG)

Meldekanäle i.S.d. Gesetzes sind:

  • Telefonanschlüsse
  • E-Mail-Adressen
  • Webseiten, Apps und sonstige Software Tools, wie dasjenige, mit dem Sie aktuell arbeiten.

Es ist zu beachten, dass ausschließlich die Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben, die mit der Entgegennahme und Bearbeitung betraut wurden. Unberechtigte Personen dürfen keinen Zugriff auf die Identität der hinweisgebenden Person oder den Hinweis selbst haben. Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen.

Die folgenden Sachverhalte können im Wesentlichen gemeldet werden:

  • Verstöße gegen Strafvorschriften
  • Verstöße gegen Bußgeldvorschriften, wenn die Vorschriften dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte der Beschäftigten dienen
  • Verstöße gegen Verbraucherschutzvorschriften
  • Verstöße gegen Umweltvorschriften
  • Verstöße gegen Datenschutzvorschriften
  • Weitere branchenspezifische Vorschriften, sofern für Sie zutreffend (u.a. Verkehr und Nahrungsmittel)

Folgemaßnahmen der Meldestelle können insbesondere sein:

  • Interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber. Kontaktaufnahme mit den betroffenen Personen und Organisationseinheiten
  • Verweis der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stelle
  • Beendigung des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder anderen Gründen
  • Abgabe des Verfahrens zwecks weiterer Untersuchung an eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder eine zuständige Behörde

Innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung muss die interne Meldestelle der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung geben, die die Mitteilung geplanter und bereits ergriffener Folgemaßnahmen und die Gründe für diese enthält.

§17 HinSchG definiert folgende Verfahrensschritte der Meldestelle nach einer Meldung:

  • Eingangsbestätigung der Meldung innerhalb von sieben Tagen
  • Prüfung, ob die Meldung unter das HinSchG fällt
  • Kontakt zur meldenden Person
  • Überprüfung der Stichhaltigkeit der Meldung
  • Ggf. Erfragung weiterer Informationen
  • Ergreifen von Folgemaßnahmen

Folgemaßnahmen der Meldestelle können insbesondere sein:

  • Interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber. Kontaktaufnahme mit den betroffenen Personen und Organisationseinheiten
  • Verweis der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stelle
  • Beendigung des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder anderen Gründen
  • Abgabe des Verfahrens zwecks weiterer Untersuchung an eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder eine zuständige Behörde

Innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung muss die interne Meldestelle der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung geben, die die Mitteilung geplanter und bereits ergriffener Folgemaßnahmen und die Gründe für diese enthält.

DATENSICHERHEIT UND DATENSCHUTZHINWEIS

Bitte lesen Sie zur Abgabe einer Meldung die unten stehenden Bedingungen durch und stimmen Sie ihnen zu. Wenn Sie diesen Bedingungen nicht zustimmen, können wir keine Informationen über dieses System annehmen. Melden Sie die Angelegenheit in diesem Fall bitte Ihrem Vorgesetzten, Manager oder einem Vertreter der Personal-, Rechts- oder Compliance-Abteilung, je nachdem, um welche Art von möglichem Verstoß es sich handelt.

1. Allgemein

Bei diesem Service handelt es sich um ein webbasiertes Daten-Annahmesystem, das Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern sowie denen seiner ggf. vorhandenen Tochtergesellschaften zur Verfügung stellt, um mutmaßliche Verstöße gegen Gesetze oder Vorschriften, den Verhaltenskodex oder Unternehmensrichtlinien zu melden.

In bestimmten Ländern kann dieser Service auch genutzt werden, um mutmaßliche Verstöße anderer Art zu melden. Dieser Service und die Datenbank, in der die personenbezogenen Daten und Informationen, die Sie melden können, gespeichert werden, werden von MeldungsSchirm GmbH betrieben.

Sie müssen diesen Hinweis vollständig lesen, um fortzufahren. Wenn Sie zustimmen, setzen Sie ein Häkchen in das untenstehende Feld ICH STIMME ZU. Sie können dann einen Bericht oder eine Frage über diesen Service einreichen. Wenn Sie Ihre Zustimmung nicht erteilen, können Sie keine Meldung oder Frage über diesen Service einreichen.

2. Nutzung dieses Dienstes

Die Nutzung dieses Service ist völlig freiwillig. Wir empfehlen Ihnen, mögliche Verstöße - je nach Art des möglichen Verstoßes - direkt mit der Geschäftsleitung oder Ihrem Vorgesetzten oder mit einem Vertreter der Personal-, Rechts- oder Compliance-Abteilung des Unternehmens zu besprechen. Wenn Sie dies nicht möchten, können Sie diesen Service nutzen, um Meldung zu erstatten.

Zweck dieses Service ist die Bereitstellung eines vertraulichen Online-Meldesystems, das es Ihnen ermöglicht, mutmaßliche Rechtsverletzungen oder Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien sowie andere mögliche Bedenken an Ihr Unternehmen zu melden. Wenn Ihre Bedenken eine Angelegenheit betreffen, die gemäß den lokalen Gesetzen Ihres Unternehmens nicht über diesen Dienst abgewickelt werden können, müssen Sie sich mit Ihrem Anliegen an Ihren Vorgesetzten oder die Geschäftsleitung oder einen Vertreter der Personal-, Rechts- oder Compliance-Abteilung vor Ort wenden.

Bitte beachten Sie, dass wir Meldungen über diesen Dienst nur dann entgegennehmen und verarbeiten können, wenn Sie bestätigen, dass Sie diesen Datenschutzhinweis gelesen und zur Kenntnis genommen haben und der Verarbeitung der Meldungen und Ihrer personenbezogenen Daten wie unten beschrieben ausdrücklich zustimmen, indem Sie das Feld ICH STIMME ZU anklicken. Wenn Sie nicht einverstanden sind, dürfen Sie über diesen Dienst keine Berichte einreichen und sollten Ihre Bedenken Ihrem Vorgesetzten oder der örtlichen Geschäftsleitung oder einem Vertreter der Personal-, Rechts- oder Corporate Compliance-Abteilung melden.

Sie sollten sich bewusst sein, dass die Informationen, die Sie über sich selbst, Ihre Kollegen oder irgendeinen Aspekt der Unternehmensabläufe zur Verfügung stellen, zu Entscheidungen führen können, die andere beeinträchtigen können. Stellen Sie daher bitte nur Informationen bereit, von denen Sie glauben, dass sie wahr sind. Sie sind keinen Repressalien seitens Ihres Unternehmens ausgesetzt, wenn Sie einen mutmaßlichen Verstoß in gutem Glauben melden, auch wenn sich dieser später als sachlich falsch herausstellt. Bitte beachten Sie jedoch, dass die wissentliche Angabe falscher oder irreführender Informationen nicht zulässig ist. Die von Ihnen übermittelten Informationen werden vertraulich behandelt, außer in Fällen, in denen dies aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder zur Durchführung einer Untersuchung nicht möglich ist. In diesen Fällen werden die Informationen sensibel behandelt. Wir legen Ihnen nahe, sich zu identifizieren, damit wir eventuellen Fragen nachgehen können.

3. Welche personenbezogenen Daten und Informationen werden erfasst und verarbeitet?

Dieser Service erfasst die folgenden personenbezogenen Daten und Informationen, die Sie bei einer Meldung angeben: (i) Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten (es sei denn, Sie melden anonym); (ii) den Namen und andere personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen, sofern Sie solche Angaben machen (d. h.: Beschreibung der Funktionen und Kontaktdaten); und (iii) eine Beschreibung des mutmaßlichen Fehlverhaltens sowie eine Beschreibung der Umstände des Vorfalls inklusive eventuell hochgeladener Dateien. Beachten Sie, dass die Gesetze einiger Länder möglicherweise keine anonymen Meldungen zulassen. Ihre personenbezogenen Daten werden jedoch vertraulich behandelt und nur wie unten beschrieben offengelegt.

4. Wie werden die personenbezogenen Daten und Informationen nach Ihrer Meldung verarbeitet und wer hat Zugriff auf personenbezogene Daten und Informationen?

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Informationen werden in einer verschlüsselten Datenbank auf Servern gespeichert, die von MeldungsSchirm GmbH in Deutschland gehostet und betrieben werden. MeldungsSchirm GmbH ist mit Ihrem Unternehmen vertragliche Verpflichtungen eingegangen, um die von Ihnen bereitgestellten Informationen in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht zu sichern. MeldungsSchirm GmbH verpflichtet sich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen in Deutschland und hält sich an strenge Datenschutz- und Sicherheitspraktiken. Zum Zweck der Bearbeitung und Untersuchung Ihrer Meldung und vorbehaltlich der Bestimmungen und der örtlichen gesetzlichen Vorschriften können die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Informationen von den von Ihrem Unternehmen benannten Vertrauenspersonen oder unter bestimmten Umständen von technischen Mitarbeitern von MeldungsSchirm GmbH eingesehen, verarbeitet und verwendet werden.

Personenbezogene Daten und Informationen, die Sie zur Verfügung stellen, können auch an Ihr Unternehmen, die Polizei und/oder andere Vollzugs- oder Regulierungsbehörden weitergegeben werden, sofern sich ein Sachverhalt als plausibel und stichhaltig erweist.

Die Weitergabe Ihres Namens und Ihrer Kontaktdaten, sofern angegeben, findet nur statt, sofern Sie der Offenlegung Ihres Unternehmens gegenüber explizit zustimmen oder MeldungsSchirm GmbH von behördlicher Seite dazu verpflichtet wird.

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung Ihrer Meldung erforderlich ist, oder, falls zutreffend, so lange, wie es für die Einleitung von Sanktionen oder zur Erfüllung unserer rechtlichen oder finanziellen Anforderungen erforderlich ist.

5. Zugriff auf Informationen, die die Meldung betreffen

Ihr Unternehmen wird jede Person, über die etwas über diesen Service gemeldet wird, innerhalb der gesetzlichen Frist über die Nennung ihres Namens oder ihrer Kontaktdaten benachrichtigen, es sei denn, die Benachrichtigung muss hinausgezögert werden, um die Integrität der Untersuchung und den Schutz relevanter Informationen zu gewährleisten.

In einigen Fällen kann die von der Meldung betroffene Person auf die gemeldeten Informationen, einschließlich der Quelle, aus der die Meldung stammt (mit Ausnahme der Identität des Meldenden), zugreifen und die Berichtigung personenbezogener Daten, die unrichtig oder unvollständig sind, in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht verlangen.

6. Über das Hinweisgeberschutzgesetz hinausgehende Sachverhalte

In Deutschland können Meldungen nur in Bezug auf begrenzte Themen erstellt werden. In der Regel sind dies die oben genannten Themen.

Probleme oder Bedenken, die laut Gesetz nicht über diesen Service gemeldet werden dürfen, sollten Sie direkt mit Ihrem Manager oder Vorgesetzten oder mit einem Vertreter der Personal-, Rechts- oder Compliance-Abteilung besprechen, je nachdem, um welche Art von möglichem Verstoß es sich handelt. In einigen Ländern sind anonyme Meldungen nur unter äußerst restriktiven Umständen gesetzlich erlaubt.

Art der Meldung

Auswahl der Art der Meldung

Bitte nehmen Sie für die Erfassung der Meldung zunächst eine grobe Kategorisierung vor.
Diese Kategorisierung kann sich durch die Einschätzung der Vertrauenspersonen noch geändert werden, hilft uns aber schon einmal, grob zu verstehen worum es geht.
Zur besseren Verständlichkeit haben wir Ihnen noch einmal aufgeführt, wann Sie den jeweiligen Sachverhalt auswählen sollten.








Beschreibung der Meldung

Beschreibung der Meldung

Bitte erläutern Sie nun den Sachverhalt der Meldung. Hierbei ist es wichtig, dass Sie umfangreich, vollständig und wahrheitsgemäß auf den Sachverhalt eingehen, so dass sich die Vertrauensperson ein umfassendes Bild machen und den Sachverhalt einschätzen kann.
Beantworten Sie dabei bitte insbesondere die folgenden Fragen:

  • Wo und wie trat oder tritt der beschriebene Verstoß auf?
  • Wann hat der Verstoß stattgefunden?
  • Welche Auswirkungen sind durch den Verstoß zu erkennen?
  • Wer ist von dem Verstoß betroffen?
  • Welche Indizien oder Beweise liegen für den Verstoß vor?
  • Welche Maßnahmen wurden zur Beseitigung des Verstoßes ggf. schon ergriffen?

Gerne können Sie auch eine oder mehrere Dateien zum Sachverhalt anfügen.

Bitte beachten Sie: Erfahrungsgemäß ergeben sich bei der Untersuchung des Sachverhaltes weitere Fragen. Ihre Vertrauensperson wird sich daher wahrscheinlich noch mit Ihnen in Verbindung setzen.
Ebenso können Sie jederzeit Ergänzungen nachreichen.

Angaben und Beschreibung der Meldung

Zusätzliche hilfreiche Angaben

Zeitangaben
Dauert der Verstoß aktuell noch an?
Beteiligte und ggf. Zeugen
Ist die Geschäftsleitung / das Management in den Verstoß involviert?

Zusätzliche Dateien zum Sachverhalt

Kontaktdaten

Ihre Kontaktdaten

Zur Aufklärung des Sachverhaltes ist es oft wichtig, Rückfragen stellen zu können. Außerdem können Sie nur dann eine Rückmeldung erhalten, wenn Sie uns mindestens eine E-Mail-Adresse zur Verfügung stellen.

Ihre Kontaktdaten sind dabei nur für die Vertrauensperson ersichtlich und werden keinesfalls ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung an das Unternehmen weitergegeben!

Bitte treffen Sie eine Auswahl unter den folgenden beiden Optionen:



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